Для надсилання електронних звітів до податкової необхідно отримати ключі КЕП (від MASTERKEY, ЦСК Україна, Приватбанку, Органів юстиції України, ІДД ДПС тощо).
Самі файли звітів являють собою XML-файли певної структури. Структура файлів-звітів визначається наказами Міністерства фінансів та зборів. На сформований файл накладається електронний цифровий підпис підприємця, після чого він зашифровується відкритим ключем приймального шлюзу ДПС. Підписаний та зашифрований файл електронного звіту надсилається на центральний шлюз ДПС через електронну пошту.
В подальшому файл звіту проходить кілька процедур автоматичної перевірки, в ході яких перевіряють формат звіту та звіряють ЕЦП підприємця відповідно до відкритого ключа, який закріплено за вказаним ідентифікаційним кодом. У відповідь на надісланий електронний звіт підприємець може отримати від двох до трьох квитанцій. Перша квитанція — підтвердження надходження звіту на шлюз ДПС (Прийом на шлюз). Друга квитанція — підтвердження прийняття чи відхилення на центральному рівні (Квитанція №1). На центральному рівні здійснюються тільки автоматизовані перевірки, тому звіт може бути не прийнято, тільки якщо він не відповідає формату документа та/або відсутні необхідні підписи. Третя квитанція — підтвердження прийняття чи відхилення на місцевому рівні (Квитанція №2). Якщо звіт пройшов автоматичну перевірку на центральному рівні, то він надсилається до місцевої податкової інспекції, де частіше за все також перевіряється та приймається автоматично. У деяких випадках звіт можуть перевіряти оператори. Отримання квитанції №2 зі статусом «Прийнято» означає успішне подання звіту.
Важливо підмітити, що отримання користувачем квитанції №1 є офіційним підтвердженням отримання шлюзом ДПС електронного документа. При цьому дата отримання фіксується в самому тексті квитанції. Тому відправляти документ можна в будь-який час дня, так як на центральному рівні він проходить автоматизовану обробку, і квитанція №1 може бути відправлена користувачеві в будь-який час доби. Як правило, користувач отримує квитанцію №1 протягом кількох хвилин після відправлення документа. Під час великих навантажень приймального шлюзу ДПС або пошкодження телекомунікаційного зв’язку отримання підтвердження може збільшитися до декількох годин. У випадку, коли квитанція №1 не надходить протягом великого проміжку часу, слід повторити операцію відправки. Якщо після вжитих заходів квитанція так і не надійшла, то інформацію з цього приводу можна дізнатися, зателефонувавши на номер технічної підтримки ДПС з питань прийому та обробки звітності в електронному вигляді: 0-800-501-007.
Поданий електронний звіт має повну юридичну силу, підтвердженням подання звіту є отримані квитанції. Якщо в майбутньому підприємцю потрібні паперові копії звітів, завірені податковим інспектором, то їх можна отримати у своїй податковій інспекції.